Office 365 update – was muss man beachten

Die komplette Office 365 Plattform wurde von Microsoft im ersten halben Jahr auf die aktuellen Versionen 2013 (Exchange, SharePoint, Lync und Office) aktualisiert.

Wichtige Aenderungen in die Anforderungen der Endgeräte

Durch die Aktualisierung der Cloud-Services Office 365 sind folgende Anforderungen zu beachten. Auch werden gewisse Versionen in naher Zukunft nicht mehr unterstützt werden.

BETRIEBSSYSTEM WEBBROWSER
Windows 8 Internet Explorer 10
aktuelle Version von Firefox
aktuelle Version von Chrome
Windows 7 (32- und 64-Bit) Internet Explorer 8 und höher
aktuelle Version von Firefox
aktuelle Version von Chrome
Windows Vista mit Service Pack 2 (32-Bit) Supportende: 01.01.2014 Internet Explorer 8 und höher
aktuelle Version von Firefox
aktuelle Version von Chrome
Windows Vista mit Service Pack 2 (64-Bit) Supportende: 01.01.2014 Internet Explorer 8 und höher
aktuelle Version von Firefox
aktuelle Version von Chrome
Windows XP mit Service Pack 3 (32-Bit) Supportende: 01.01.2014 Internet Explorer 8 und höher
aktuelle Version von Firefox
aktuelle Version von Chrome
Windows XP mit Service Pack 2 (64-Bit) Supportende: 01.01.2014 Internet Explorer 8 und höher
aktuelle Version von Firefox
aktuelle Version von Chrome
Mac OS X 10.5, Mac OS X 10.6 oder Mac OS X 10.7 aktuelle Version von Firefox
Safari 5 und höher

Darüber hinaus unterstützt Office 365 neben dem aktuellen Office 2013 die folgenden Office-Softwareanwendungen:

Office 2010 mit Service Pack 1 Anwenden von KB2553248 bis zum 1. Juli 2013 Office 2007 mit Service Pack 2 Anwenden von KB2583910 bis zum 1. Oktober 2013 Office 2003 nur über POP und IMAP
Office für Mac 2011 mit Service Pack 1
Office 2008 für Mac, Version 12.2.9
Supportende: 09.04.2013

Wenn Sie wissen wollen was für neue Funktionen Sie durch den Update erhalten haben, lesen Sie dazu unseren Blod Office 365 reloaded

Office 365 reloaded – Neue Funktionen der Microsoft Cloud

Die komplette Office 365 Plattform wurde von Microsoft im ersten halben Jahr auf die aktuellen Versionen 2013 (Exchange, SharePoint, Lync und Office) aktualisiert. Neben der umfangreicheren Unterstützung von mobilen Endgeräten, Datenfreigabe in der Cloud und verbesserter Administrations Seite, gibt es auch die Möglichkeit zwischen sozialen Netzwerken, Mailprogrammen und Online Konferenzen zu interagieren. Nachfolgende die wichtigsten Neuerungen der verschiedenen Produkten.

Was ist neu in Exchange Online

Mit dem Service Upgrade, wird ein neues Outlook Web App installiert. Dieses wurde speziell für Tablets und Mobile Devices entwickelt.

Anbei einige neue Features des Web App’s

  • Sie können auf den Microsoft App Manager zugreifen und z.B. Bing Maps aktivieren, danach wird Ihnen jede Adresse die in einem E-Mail hinterlegt ist bildlich dargestellt
  • Sie können direkt das E-Mail im gleichen Browser Fenster beantworten. Natürlich gibt es die alte Möglichkeit immer noch das E-Mail in einem neuen Browser Fenster zu öffnen.
  • Drag und Drop Funktion für einfügen von Anlagen in neue E-Mails. Diese Funktion wird leider nicht von allen Browser unterstützt.
  • Entwürfe müssen nicht mehr unter dem Entwurfsordner gesucht werden. Sondern sind an das E-Mail geheftet, an dieses Sie antworten möchten.
  • Verbesserte Suchfunktion
  • Verschiedene Kalender können zusammengelegt werden. Somit können Sie Ihre Termine mit denen Ihrer Arbeitskollegen auf einem Kalender betrachten.
  • Verbesserte Ansicht des Monatskalenders. Es werden so viele Termine wie möglich angezeigt.
  • Die Kontaktliste wird so gut wie möglich zusammengeführt. Dies bedeutet Kontakte mit similären Einträgen werden zusammengefasst. Sie können diese Verbindung manuell wieder deaktivieren.
  • LinkedIn Account mit Ihrem Account verbinden. In der deutschen Version besteht im Moment nur die Möglichkeit LinkedIn Accounts mit Ihrem Account zusammen zuführen. Dies wird aber in den nächsten Wochen auch auf andere Social Plattformen ausgebaut.

Was ist neu im Sharepoint

Speicher von Dokumenten und Synchronisation in der Cloud. SkyDrive Pro ist Bestandteil des neuen Sharepoint Paketes.

Was ist SkyDrive Pro?

SkyDrive Pro ist Ihre Bibliothek fürs Büro, also der Ort, an dem Sie Ihre Arbeitsdokumente und andere Dateien ablegen. Sie können sich SkyDrive Pro als Ihr SkyDrive für das Unternehmen vorstellen. Wenn Sie Ihre Dateien auf SkyDrive Pro speichern, können nur Sie die Dateien sehen, aber Sie können sie problemlos mit Kollegen teilen und über Ihre mobilen Geräte einfach darauf zugreifen. Abhängig davon, welche Variante in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommt, werden Ihre Dateien sicher mit SharePoint Online in der Cloud oder auf den SharePoint Server 2013-Servern des Unternehmens aufbewahrt.

SkyDrive Pro bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

  • Speichern und Organisieren Ihrer persönlichen Dokumente und anderen Dateien an einem sicheren Ort in der Cloud oder auf den SharePoint-Servern des Unternehmens
  • Teilen von Dateien und Ordnern mit anderen Personen in Ihrer Organisation und Erteilen von Berechtigungen zum Überprüfen oder Bearbeiten des Inhalts für diese Personen
  • Synchronisieren von Dateien und Ordnern in Ihrer SkyDrive Pro-Bibliothek und in anderen SharePoint-Bibliotheken mit Ihrem Computer oder Ihren mobilen Geräten für den Offlinezugriff auf die Inhalte
  • Nutzen von Office Webapps in Sharepoint Siten. Die neuen angepassten Office Web App angepasst für Tablets und Mobile Devices.
    • Word Web App
    • Excel Web App
    • Power Point Web App
    • OneNote Web App
  • Projekte und einer Team Website managen
    • Taskliste
    • Projekt Dokumentenbibliotheken
    • Es kann für das Projekt eine Site Mailbox eingerichtet werden. Alle Teammitglieder erhalten dann auf dem Sharepoint den Zugriff auf dieses Postfach.

Was ist neu im Lync

Lync Webapp für Mobile Devices und Clients die keinen Lync Client haben

  • HD Video
  • Voice over IP (In der Schweiz ab Anfang 2014)
  • Instant Messaging (Sie können mit weiteren Lync und Skype Benutzern in Kontakt sein)
  • Desktop Freigabe für Präsentation oder Support Anfragen

Genug vom Backup-Bänder wechseln – Online Backup machts einfach

Wieviel Zeit verwenden Sie wöchentlich um die Backup Bänder zu wechseln, zu kontrollieren ob alles korrekt gesichert wurde und dann auch noch die Daten ausser Haus bringen – man weiss ja nie. Ob es sich nun um eine Tape Lösung, um USB Disk oder um irgend ein Wechsel System handelt. Der Aufwand und die Problematik bleiben immer dieselben.

Triasys bietet drei verschiedene Online Backup Lösungen an. Bei allen Varianten erübrigen sich die oben erwähnten Punkte.

Variante 1: Online Datensicherung

Die Daten werden täglich in der Nacht über Internet in ein Rechencenter in der Schweiz gesichert. Bevor die Daten übertragen werden, werden sie verschlüsselt und dedupliziert. Durch die Deduplizierung wird die Datenmenge erheblich verkleinert. Es wird keine enorm starke Internet Leitung benötigt. Natürlich werden nicht täglich alle Daten kopiert sondern nur diejenigen die sich seit der letzten Sicherung verändert haben. Bei der Einrichtung des Backups gibt der Kunde den Schlüssel ein, der für die Verschlüsselung der Daten verwendet wird. Nur mit diesem Schlüssel können die Daten gelesen werden.

Wenn Sie ein File vom Cloud Backup zurückspielen möchten, kann das über das Online Backup Tool auf einfache Weise erfolgen.

Variante 2: Online Server Sicherung

Im Gegensatz zur Online Datensicherung werden bei dieser Variante die kompletten Server gesichert. Bei einem Ausfall (Disaster) kann der ganze Server wiederhergestellt werden. Eine komplette Neuinstallation ist nicht notwendig. Dadurch kann bei einem Server-Crash wertvolle Zeit eingespart werden. Die Sicherung erfolgt mehrstufig. Als erstes werden die Server auf eine Appliance gespeichert, die beim Kunden vor Ort steht. Diese Backup Appliance übernimmt die Deduplizierung der gesicherten Server und kopiert die Veränderungen ins Rechencenter. Die meisten Restore Aufträge können direkt von der Appliance vorgenommen werden und müssen nicht über das Internet zurück gespielt werden. Wenn aber der ganze Standort betroffen ist sind die Daten und Server durch die Cloud Backup Lösung an einem anderen Standort verfügbar.

Variante 3: in Filiale sichern

Wenn Sie über eine Filiale oder einen zweiten Standort verfügen, kann die Sicherung auch über eine Internet Leitung an den zweiten Standort erfolgen. Vorteil dieser Version ist, dass die Daten bei Ihnen bleiben.

Alle Versionen von Online Backup und Cloud Datensicherung sind preislich sehr attraktiv. So ist die Filesicherung bereits ab Fr. 190.00 erhältlich. Weitere Informationen zum Thema Online Backup, Cloud Backup finden Sie auf unserer Webseite Online Backup

Teil 2: Triasys eliminiert den Fileserver: Strukturierung der Daten

Bei der Analyse der bestehenden Ordner und der darin abgelegten Dateien haben wir festgestellt, dass zahlreiche Dokumente doppelt abgelegt wurden oder der Ablageort nur wenig Sinn machte. Ausserdem sind wir auf verschiedene Versionen der gleichen Datei gestossen, die zum Teil auch noch an verschiedenen Orten abgelegt wurden. Somit war schnell klar, dass eine 1:1 Verschiebung der Daten nach  Office 365 SharePoint nicht sinnvoll ist. Vielmehr möchten wir die Gelegenheit nutzen die Qualität der Daten und der Ablage zu verbessern. Dafür gibt es gute Tools, doch einen Teil davon wurde als Handarbeit erledigt, da kein Tool alle Eventualitäten abdecken kann.

Zielstruktur:
Sharepoint Screenshot BibliothekNun machen wir uns daran festzulegen wie die Datenablage in Zukunft aussehen soll. Nicht zu viele verschiedene Bibliotheken anzulegen macht für die spätere Nutzung Sinn, da man sonst Gefahr läuft, dass Dateien wiederum an verschiedenen Orten abgelegt werden. Also erstellen wir zwei verschiedene Bibliotheken. Eine “Kundenbibliothek” – hier werden alle Dokumente abgelegt, die einzelnen Kunden zugeordnet werden können. Es können dies sein: Offerten, Verträge, Lizenzdokumente etc. Eine zweite Bibliothek heisst “Produkte und Marketing” – in dieser Bibliothek werden Flyer, Produktinformationen, Herstellerinfos, Aktivitäten etc. abgelegt.

Die Anzeige der Dokumente haben wir auf die Anforderungen des jeweiligen Benutzers angepasst.
Beispiel 1 Verkauf: Ich möchte einen Überblick über einen einzelnen Kunden haben. So werden mir auf einer Seite alle Offerten, Verträge, Dokumente angezeigt. Einfach und übersichtlich.
Beispiel 2 Verkauf: Ich möchte alle Offertdokumente sehen die ich zu Office 365 gemacht habe.
Beispiel 1 Servicedesk: Ich möchte alle Tickets eines Kunden, IT Dokumentation und die Lizenzpapiere auf einer Seite übersichtlich dargestellt haben.
Beispiel 2 Servicedesk: Ich möchte alle Lizenzdokumente von Kunden anzeigen, die mit Backup Exec zu tun haben.

Alle Beispiele benötigen lediglich eine entsprechende Datenansicht und bieten mir fantastische Möglichkeiten ein Dokument wesentlich schneller zu finden oder einen gezielten Überblick zu bekommen. Die Daten sind natürlich nur einmal in den jeweiligen Bibliotheken abgelegt. Genau solche Möglichkeiten erlaubt SharePoint in dieser Strukturierung und gibt mir die Möglichkeit das anzuzeigen was mich aktuell interessiert.

Im weiteren habe wir uns Gedanken gemacht wie wir verhindern können, dass sich im Laufe der Zeit wieder “Datenmüll” ansammelt. Nach welchem System sollen Produktivdaten und Archivdaten definiert und auseinandergehalten werden. Mehr zu diesem Thema in einem späteren Blog.

Bibliothek mit OrdnerstrukturUnd dann gibt es da noch die Home Laufwerke der Benutzer. Hier sind die persönlichen Dokumente der Mitarbeiter abgelegt. Dafür eignet sich in SharePoint die Mysite. Es gibt eine persönliche Bibliothek und eine öffentliche Bibliothek. Je nachdem ob ich nun Dateien allen zugänglich machen möchte, oder diese nur für mich bestimmt sind, kann ich diese so ablegen. Ich habe mich da entschieden weiterhin eine Ordnerstruktur zu wählen. Einerseits um weitere Erfahrungen mit dieser Variante zu sammeln, andererseits konnte ich so die Dateien 1:1 übertragen. Wenn gewisse Vorgaben beachtet werden, ist auch diese Variante sehr gut in der Nutzung und einfach umzusetzen.

Wenn Sie das alles genauer interessiert und Sie das live sehen möchten, dann besuchen Sie unseren gratis T-TALK vom 11. April 2013. Weitere Informationen dazu unter http://www.t-talk.ch/Veranstaltungen

 

 

Triasys eliminiert den Fileserver

Wir haben schon einiges über Office 365 und SharePoint geschrieben. Diese Texte waren die Ergebnisse von Tests, Berichten, Webinaren und anderen Veranstaltungen. Nun haben wir beschlossen unseren Fileserver aufzulösen und ganz auf Office 365 und SharePoint zu setzen. Mit dieser Umstellung erhalten wir erheblich mehr Flexibilität und Systematik. Nicht zuletzt setzen wir auch selber ein, was wir unseren Kunden empfehlen.

Unsere Zielsetzungen:
Mit dieser Anpassung möchten wir folgende Ziele erreichen:

  1. SharePoint soll zu unserer zentralen Informationsplattform werden auf der ich alle benötigten Informationen finde ohne aufwändige Suche.
  2. Unsere Mitarbeiter sollen auf einfache Weise von überall Zugriff auf die benötigten Informationen haben. Da wir oft unterwegs sind oder von zu Hause aus arbeiten ist dies eine Notwendigkeit um die Produktivität hoch zu halten.
  3. Wir möchten offen sein für verschiedenste Arten von Endgeräten wie Notebook, Tablet, und Smartphone von verschiedensten Herstellern. Selbst wenn kein eigenes Gerät verfügbar ist müssen die Informationen abgeholt werden können.
  4. Die Daten sollen übersichtlich vorhanden sein um die Suche auf ein Minimum zu reduzieren.
  5. Eigene Hardware möchten wir wo möglich eliminieren und auf hochverfügbare Services setzen.

Planung:
Um ein solches Projekt erfolgreich durchführen zu können ist eine detaillierte Planung notwendig.
Was ist das Ziel – Was wollen wir damit erreichen?
Wie organisieren und strukturieren wir die Fileablage?
Welche Excel Dateien werden als Listen in SharePoint bereit gestellt?
Mit welchen Geräten möchten wir auf all die Daten zugreifen?
Wie werden die Daten von unserem lokalen Fileserver auf den Microsoft Office 365 SharePoint Dienst migriert?
Auf welche Weise werden unsere Mitarbeiter auf die Daten zugreifen?

Prinzipiell ist es möglich den Fileserver etwas salopp nach Office 365 zu kopieren. Mit diesem Vorgehen vergeben wir uns aber viele Möglichkeiten effizienter und systematischer zu arbeiten. Deshalb wird die Filestruktur überarbeitet und den Arbeitsweisen und neuen Möglichkeiten angepasst. Auch die Versionierung von Dokumenten wird künftig eingesetzt.

In den kommenden Blog Beiträgen werden wir Sie über die Umstellung auf dem Laufenden halten und einige Funktionen detailliert beschreiben. Bleiben Sie also dran.

Uebrigens: Am 11. April findet eine T-TALK Veranstaltung statt zum Thema “das neue Office” Wie stelle ich meinen Mitarbeitern interessante und effiziente Arbeitsplätze zur Verfügung. Weitere Infos unter www.t-talk.ch

 

 

Tastenkombinationen für Outlook

Microsoft hat eine komplette Liste der Tastaturkürzel für Outlook publiziert. Diese wollen wir Ihnen nicht vorenthalten, es handelt sich um eine 1:1 Publikation des Microsoft-Inhaltes von folgender Webseite:
http://office.microsoft.com/de-ch/outlook-help/tastenkombinationen-fur-outlook-HP001230396.aspx

                      Allgemeine Navigation

ZWECK TASTENKOMBINATION
Wechseln zu E-Mail. STRG+1
Wechseln zu Kalender. STRG+2
Wechseln zu Kontakte. STRG+3
Wechseln zu Aufgaben. STRG+4
Wechseln zu Notizen. STRG+5
Wechseln zur Ordnerliste im Navigationsbereich. STRG+6
Wechseln zu Verknüpfungen. STRG+7
Wechseln zur nächsten Nachricht (bei geöffneter Nachricht). STRG+PUNKT
Wechseln zur vorherigen Nachricht (bei geöffneter Nachricht). STRG+KOMMA
Wechseln zwischen dem Navigationsbereich, dem   Outlook-Hauptfenster, dem Lesebereich und der Aufgabenleiste. F6 oder STRG+UMSCHALT+TAB
Wechseln zwischen dem Outlook-Fenster, den kleineren Bereichen imNavigationsbereich,   dem Lesebereich und den Abschnitten in derAufgabenleiste. TAB
Wechseln im Navigationsbereich. Pfeiltasten
Wechseln zu einem anderen Ordner. STRG+Y
Wechseln zum Feld Suchen. F3 oder STRG+E
Wechseln im Lesebereich zur vorherigen Nachricht. ALT+NACH-OBEN PFEIL oder STRG+KOMMA oder ALT+BILD-AUF
Blättern im Lesebereich nach unten. LEERTASTE
Blättern im Lesebereich nach oben. UMSCHALT+LEERTASTE
Erweitern oder Reduzieren einer Gruppe (bei markierter Gruppe) imNavigationsbereich. UMSCHALT PLUSZEICHEN oder MINUSZEICHEN
Erweitern oder Reduzieren einer Gruppe in der Liste mit   E-Mail-Nachrichten. NACH-LINKS- oder NACH-RECHTS-TASTE
Wechseln zum nächsten Feld im Lesebereich. UMSCHALT+TAB
Wechseln zum vorherigen Feld im Lesebereich. STRG+TAB
Zurück zur vorherigen Ansicht im Outlook-Hauptfenster. ALT+B, ALT+NACH-LINKS-TASTE oder ALT+RÜCKTASTE
Vorwärts zur nächsten Ansicht im Outlook-Hauptfenster. ALT+NACH-RECHTS-PFEIL
Aktivieren der Infoleiste und Aufrufen des   Befehlsmenüs (sofern verfügbar). STRG+UMSCHALT+W

Suchen

ZWECK TASTENKOMBINATION
Suchen nach einer Nachricht oder nach einem anderen Element. STRG+E
Löschen der Suchergebnisse. ESC
Erweitern der Suche auf Alle E-Mail-ElementeAlle   Kalenderelementeoder Alle Kontaktelemente, je nachdem, in   welchem Modul Sie sich befinden. STRG+ALT+A
Erweitern des Suchabfrage-Generators. STRG+ALT+W
Verwenden von Erweiterte Suche. STRG+UMSCHALT+F
Erstellen eines neuen Suchordners. STRG+UMSCHALT+P
Suchen nach Text in einer Nachricht oder in einem anderen Element. F4
Suchen nach dem nächsten Vorkommen bei der Suche nach Text in einer   Nachricht oder in einem anderen Element. UMSCHALT+F4
Suchen und Ersetzen von Textsymbolen oder von Formatierungsbefehlen in   geöffneten Elementen. Kann bei einem geöffneten Element im Lesebereichverwendet   werden. STRG+H
Erweitern der Suche auf den Desktop. STRG+ALT+K

Kennzeichnungen

ZWECK TASTENKOMBINATION
Öffnen des Dialogfelds Zur Nachverfolgung kennzeichnen, um   eine Kennzeichnung zuzuweisen. STRG+UMSCHALT+G

“Farbkategorien”

ZWECK TASTENKOMBINATION
Löschen der ausgewählten Kategorie aus der Liste im DialogfeldFarbkategorien. ALT+D

Erstellen eines Elements oder einer Datei

ZWECK TASTENKOMBINATION
Erstellen eines Termins. STRG+UMSCHALT+A
Erstellen eines Kontakts. STRG+UMSCHALT+C
Erstellen einer Verteilerliste. STRG+UMSCHALT+L
Erstellen eines Fax. STRG+UMSCHALT+X
Erstellen eines Ordners. STRG+UMSCHALT+E
Erstellen eines Journaleintrags. STRG+UMSCHALT+J
Erstellen einer Besprechungsanfrage. STRG+UMSCHALT+Q
Erstellen Sie eine Nachricht. STRG+UMSCHALT+M
Erstellen einer Notiz. STRG+UMSCHALT+N
Erstellen eines neuen Microsoft Office-Dokuments. STRG+UMSCHALT+H
In diesem Ordner ablegen. STRG+UMSCHALT+S
Antwort in diesem Ordner ablegen. STRG+T
Erstellen eines Suchordners. STRG+UMSCHALT+P
Erstellen einer Aufgabe. STRG+UMSCHALT+K
Erstellen einer Aufgabenanfrage. STRG+UMSCHALT+U

Alle Elemente

ZWECK TASTENKOMBINATION
Speichern. STRG+S oder UMSCHALT+F12
Speichern und Schließen. ALT+S
Speichern unter. F12
Rückgängig. STRG+Z oder ALT+RÜCKTASTE
Löschen eines Elements. STRG+D
Drucken. STRG+P
Ein Element kopieren. STRG+UMSCHALT+Y
Ein Element verschieben. STRG+UMSCHALT+V
Namen überprüfen. STRG+K
Prüfen der Rechtschreibung. F7
Zur Nachverfolgung kennzeichnen. STRG+UMSCHALT+G
Weiterleiten. STRG+F
Alle senden oder bereitstellen oder einladen ALT+S
Aktivieren der Bearbeitung in einem Feld (außer in der Symbolansicht). F2
Text links ausrichten. STRG+L
Text zentrieren. STRG+E
Text rechts ausrichten. STRG+R

E-Mail

ZWECK TASTENKOMBINATION
Wechseln zu Posteingang. STRG+UMSCHALT+I
Wechseln zu Postausgang. STRG+UMSCHALT+O
Auswählen des Kontos, über das eine Nachricht gesendet werden soll. STRG+TAB (mit dem Fokus auf dem Feld An) und dann TAB zur   Schaltfläche Konten
Namen überprüfen. STRG+K
Senden. ALT+S
Antworten auf eine Nachricht. STRG+R
Allen auf eine Nachricht antworten. STRG+UMSCHALT+R
Weiterleiten einer Nachricht. STRG+F
Aufheben der Junk-E-Mail-Markierung einer Nachricht. STRG+ALT+J
Anzeigen von gesperrtem externem Inhalt (in einer Nachricht). STRG+UMSCHALT+I
Öffentliche Nachricht in diesem Ordner bereitstellen. STRG+UMSCHALT+S
Formatvorlage Standard zuweisen. STRG+UMSCHALT+N
Nach neuen E-Mail-Nachrichten suchen. STRG+M oder F9
Wechseln zur vorherigen Nachricht. NACH-OBEN-TASTE
Wechseln zu nächsten Nachricht. NACH-UNTEN-TASTE
Erstellen einer neuen Nachricht (wenn in E-Mail). STRG+N
Erstellen einer neuen Nachricht (über eine beliebige Ansicht von   Outlook). STRG+UMSCHALT+M
Öffnen einer empfangenen Nachricht. STRG+O
Öffnen des Adressbuchs STRG+UMSCHALT+B
Konvertieren einer HTML- oder RTF-Nachricht in eine   Nur-Text-Nachricht. STRG+UMSCHALT+O
Hinzufügen einer Direktkennzeichnung zu einer ungeöffneten Nachricht. EINFG
Anzeigen des Dialogfelds Zur Nachverfolgung kennzeichnen. STRG+UMSCHALT+G
Als gelesen markieren. STRG+Q
Als ungelesen markieren. STRG+U
Anzeigen des Menüs zum Herunterladen von Bildern, zum Ändern von   Einstellungen für das automatische Herunterladen oder zum Hinzufügen eines   Absenders zur Liste der sicheren Absender. STRG+UMSCHALT+W
Suchen oder Ersetzen. F4
Weitersuchen. UMSCHALT+F4
Senden. STRG+EINGABETASTE
Drucken. STRG+P
Weiterleiten. STRG+F
Als Anlage weiterleiten. STRG+ALT+F
Anzeigen der Eigenschaften für das ausgewählte Element. ALT+EINGABETASTE
Markieren zum Herunterladen. STRG+ALT+M
Aufheben der Markierung zum Herunterladen. STRG+ALT+U
Anzeigen des Senden/Empfangen-Fortschritts. STRG+B (wenn Senden/Empfangen ausgeführt wird)

Kalender

ZWECK TASTENKOMBINATION
Erstellen eines neuen Termins (wenn in Kalender). STRG+N
Erstellen eines neuen Termins (in einer beliebigen Ansicht von   Outlook). STRG+UMSCHALT+A
Erstellen einer neuen Besprechungsanfrage. STRG+UMSCHALT+Q
Weiterleiten eines Termins oder einer Besprechung. STRG+F
Allen auf eine Besprechungsanfrage mit einer Nachricht antworten. STRG+R
Antworten auf eine Besprechungsanfrage mit einer Nachricht. STRG+UMSCHALT+R
Anzeigen von 8 Tagen im Kalender. ALT+0
Anzeigen von 1 Tag im Kalender. ALT+1
Anzeigen von 2 Tagen im Kalender. ALT+2
Anzeigen von 3 Tagen im Kalender. ALT+3
Anzeigen von 4 Tagen im Kalender. ALT+4
Anzeigen von 5 Tagen im Kalender. ALT+5
Anzeigen von 6 Tagen im Kalender. ALT+6
Anzeigen von 7 Tagen im Kalender. ALT+7
Anzeigen von 8 Tagen im Kalender. ALT+8
Anzeigen von 9 Tagen im Kalender. ALT+9
Wechseln zu einem Datum. STRG+G
Wechseln zur Monatsansicht. ALT+= oder STRG+ALT+4
Wechseln zum nächsten Tag. STRG+NACH-RECHTS-TASTE
Wechseln zur nächsten Woche. ALT+NACH-UNTEN-TASTE
Wechseln zum nächsten Monat. ALT+BILD-AB
Wechseln zum vorherigen Tag. STRG+NACH-LINKS-PFEIL
Wechseln zur vorherigen Woche. ALT+NACH-OBEN-TASTE
Wechseln zum vorherigen Monat. ALT+BILD-AUF
Wechseln zum Anfang der Woche. ALT+POS1
Wechseln zum Ende der Woche. ALT+ENDE
Wechseln zur Ansicht der vollen Woche. ALT+MINUSZEICHEN oder STRG+ALT+3
Wechseln zur Ansicht der Arbeitswoche. STRG+ALT+2
Wechseln zum vorherigen Termin. STRG+KOMMA oder STRG+UMSCHALT+KOMMA
Wechseln zum nächsten Termin. STRG+PUNKT oder STRG+UMSCHALT+PUNKT
Festlegen einer Termin- oder Aufgabenserie. STRG+G

Siehe auch unter Ansichten, Tages-/Wochen-/Monatsansicht des Kalenders und Datumsnavigator

Kontakte

ZWECK TASTENKOMBINATION
Neuer Telefonanruf. STRG+UMSCHALT+D
Suchen nach einem Kontakt oder nach einem anderen Element. F3 oder STRG+E
Eingeben eines Namens im Feld Adressbücher suchen. F11
In der Tabellen- oder Listenansicht von Kontakten Wechseln zum ersten   Kontakt, der mit einem bestimmten Buchstaben beginnt. UMSCHALT+Buchstabe
Auswählen aller Kontakte. STRG+A
Erstellen einer neuen Nachricht, die an den ausgewählten Kontakt adressiert   ist. STRG+F
Erstellen eines Journaleintrags für den ausgewählten Kontakt. STRG+J
Erstellen eines neuen Kontakts (wenn in Kontakte). STRG+N
Erstellen eines neuen Kontakts (über eine beliebige Ansicht von   Outlook). STRG+UMSCHALT+C
Öffnen eines Kontaktformulars für den ausgewählten Kontakt. STRG+O oder STRG+UMSCHALT+EINGABETASTE
Erstellen einer neuen Verteilerliste. STRG+UMSCHALT+L
Drucken. STRG+P
Aktualisieren einer Liste mit Mitgliedern der Verteilerliste. F5
Wechseln zu einem anderen Ordner. STRG+Y
Öffnen des Adressbuchs. STRG+UMSCHALT+B
Verwenden von Erweiterte Suche. STRG+UMSCHALT+F
In einem geöffneten Kontakt Öffnen des als Nächstes aufgeführten   Kontakts. STRG+UMSCHALT+PUNKT
Schließen eines Kontakts. ESC
Öffnen einer Webseite für den ausgewählten Kontakt (sofern enthalten). STRG+UMSCHALT+X
Öffnen des Dialogfelds Adresse überprüfen. ALT+D
Zeigen Sie in einem Kontaktformular unter Internet die E-Mail   1-Informationen an. ALT+UMSCHALT+1
Zeigen Sie in einem Kontaktformular unter Internet die E-Mail   2-Informationen an. ALT+UMSCHALT+2
Zeigen Sie in einem Kontaktformular unter Internet die E-Mail   3-Informationen an. ALT+UMSCHALT+3

Im Dialogfeld Elektronische Visitenkarten

ZWECK TASTENKOMBINATION
Öffnen der Liste Hinzufügen. ALT+A
Markieren von Text im Feld Beschriftung, wenn das Feld mit   einer zugewiesenen Beschriftung aktiviert ist. ALT+B
Öffnen des Dialogfelds Kartenbild hinzufügen. ALT+C
Verschieben der Einfügemarke an den Anfang des Felds Bearbeiten. ALT+E
Aktivieren des Felds Felder. ALT+F
Aktivieren der Dropdownliste Bildausrichtung. ALT+G
Aktivieren der Farbpalette für den Hintergrund. ALT+K, dann EINGABETASTE
Aktivieren der Dropdownliste Layout. ALT+L
Entfernen eines aktivierten Felds aus der Liste Felder. ALT+R

Aufgaben

ZWECK TASTENKOMBINATION
Einblenden oder Ausblenden der Aufgabenleiste. ALT+F2
Annehmen einer Aufgabe. ALT+C
Ablehnen einer Aufgabe. ALT+D
Suchen nach einer Aufgabe oder nach einem anderen Element. STRG+E
Öffnen des Dialogfelds Wechseln zu Ordner. STRG+Y
Erstellen einer neuen Aufgabe (wenn in Aufgaben). STRG+N
Erstellen einer neuen Aufgabe (über eine beliebige Ansicht von   Outlook). STRG+UMSCHALT+K
Erstellen einer neuen Aufgabenanfrage. STRG+UMSCHALT+U
Öffnen eines markierten Elements. STRG+O
Drucken eines markierten Elements. STRG+P
Markieren aller Elemente. STRG+A
Löschen eines markierten Elements. STRG+D
Weiterleiten einer Aufgabe als Anlage. STRG+F
Wechseln zwischen Navigationsbereich, Liste Aufgaben undAufgabenleiste UMSCHALT+TAB
Öffnen eines markierten Elements als Journaleintrag. STRG+J
Letzten Vorgang rückgängig machen. STRG+Z
Kennzeichnen eines Elements als erledigt. EINFG

Formatieren von Text

ZWECK TASTENKOMBINATION
Anzeigen des Menüs Formatieren. ALT+O
Anzeigen des Dialogfelds Schriftart. STRG+UMSCHALT+P
Wechseln zwischen Groß- und Kleinschreibung (bei markiertem Text). UMSCHALT+F3
Formatieren von Buchstaben als Kapitälchen. STRG+UMSCHALT+K
Buchstaben fett formatieren. STRG+B
Hinzufügen von Aufzählungszeichen. STRG+UMSCHALT+L
Buchstaben kursiv formatieren. STRG+I
Einzug vergrößern. STRG+T
Einzug verkleinern. STRG+UMSCHALT+T
Links ausrichten. STRG+L
Zentrieren. STRG+E
Unterstreichen. STRG+U
Schriftgrad vergrößern. STRG+] oder STRG+UMSCHALT+>
Schriftgrad verkleinern. STRG+[ oder STRG+UMSCHALT+<
Ausschneiden. STRG+X oder UMSCHALT+ENTF
Kopieren. STRG+C oder STRG+EINFGHINWEIS   STRG+EINFG   ist im Lesebereich nicht möglich.
Einfügen. STRG+V oder UMSCHALT+EINFG
Formatierung löschen. STRG+UMSCHALT+Z oder STRG+LEERTASTE
Löschen des nächsten Worts. STRG+UMSCHALT+H
Dehnen eines Absatzes, damit er zwischen die Seitenränder passt. STRG+UMSCHALT+J
Anwenden von Formatvorlagen. STRG+UMSCHALT+S
Erstellen eines hängenden Einzugs. STRG+T
Einfügen eines Hyperlinks. STRG+K
Absatz links ausrichten. STRG+L
Absatz rechts ausrichten. STRG+R
Verkleinern eines hängenden Einzugs. STRG+UMSCHALT+T
Entfernen der Absatzformatierung. STRG+Q

Hinzufügen von Webinformationen zu Elementen

ZWECK TASTENKOMBINATION
Bearbeiten einer URL im Textkörper eines Elements. Halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, und klicken Sie mit der Maustaste.
Angeben eines Webbrowsers. Halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, und klicken Sie mit der   Maustaste.
Einfügen eines Hyperlinks. STRG+K

Seitenansicht

ZWECK TASTENKOMBINATION
Öffnen der Seitenansicht. Drücken Sie ALT+F und dann V.Wenn Sie ein Element in einem geöffneten Fenster drucken möchten,   drücken Sie ALT+F, dann W und schließlich V.
Drucken der Seitenansicht. ALT+P
Öffnen von Seite einrichtenaus der Seitenansicht. ALT+S oder ALT+U
Zoomen. ALT+Z
Schließen der Seitenansicht. ALT+C

Senden/Empfangen

ZWECK TASTENKOMBINATION
Startet die Übermittlung für alle definierten Übermittlungsgruppen,   bei denenDiese Gruppe bei der Übermittlung mit einbeziehen (F9) aktiviert   ist. Hierzu können Kopfzeilen, vollständige Elemente, angegebene Ordner,   Elemente, die kleiner als eine angegebene Größe sind, oder eine beliebige   definierte Kombination zählen. F9
Startet die Übermittlung für den aktuellen Ordner, der Elemente   vollständig abruft (Kopfzeile, Element und sämtliche Anlagen). UMSCHALT+F9
Starten einer Übermittlung. STRG+M
Definieren von Übermittlungsgruppen. STRG+ALT+S

Visual Basic-Editor

ZWECK TASTENKOMBINATION
Öffnen des Visual Basic-Editor. ALT+F11

Makros

ZWECK TASTENKOMBINATION
Makro ausführen. ALT+F8

Formulare

ZWECK TASTENKOMBINATION
Speichern eines Formularentwurfs. STRG+ALT+UMSCHALT+F12
Speichern von Formulardaten. STRG+UMSCHALT+F11
Erstellen eines neuen Microsoft Office InfoPath-Formulars. Klicken Sie auf einen InfoPath-Ordner und dann STRG+N.

 

Datenorganisation für Firmen, ist der Dateiserver noch das Richtige?

Überlegungen zum Dateiserver

Der klassische Dateiserver (Fileserver) wird in nahezu jeder Firma eingesetzt. Ob als Server, NAS oder Enterprise Scale-out-NAS, seit Jahrzehnten nutzen die Anwender Dateien und müssen diese somit auch irgendwo speichern können. Da liegt es nahe, dass man diese auf einem Filesystem, einer hierarchischen Struktur an einem zentralen Ort, abspeichert. Was sich lange bewährt hat zeigt sich aber immer mehr als nicht mehr der heutigen Arbeitsweise angepasst. Datenmenge, Mobilität und der Wert der Daten erfordern eigentlich ein „schöneres“ Zuhause als nur ein Filesystem irgendwo im Netzwerk. Klassifizierungen der Daten wie auch das Auffinden sind heute zentrale Anforderungen die mit einem Dateiserver kaum realisierbar sind.

Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und lesen Sie über unsere Erfahrungen und Überlegungen zu Dateiservern. Bewerten Sie die Punkte für Sich selber. Sollten Sie mehr als drei Punkte als für Sie zutreffend ankreuzen wäre eine Veränderungen der Datenhaltung in Ihrer Firma zu diskutieren.

Das   Arbeiten mit Dateien ist für jede Person das natürlichste auf der Welt. Doch ist dies noch der effizienteste Weg wie wir es tun? Ordnerstrukturen sind seit Jahrzehnten die Art wie man Daten organisiert. So  einfach dies auch von jedem verwendet werden kann, so unterschiedlich sind die Meinungen beim Aufbau einer Ordnerstruktur. Oft weiss der Anwender nicht, welches nun der richtige Ordner für die Ablage seines Dokumentes ist und erstellt am Schluss seine eigene Struktur.
Für   eine saubere Datenablage sind Richtlinien erforderlich, ansonsten gibt es Unterschiede welche je nach Anwender anders aussehen. Möchte man dies zentral durchsetzen, so ist ein grosser administrativer Aufwand nötig z.B. Berechtigungen, Namenskonventionen, Versionierung, Controlling.

Dateinamen waren lange auf 8 Zeichen beschränkt, seit der Öffnung auf 256 Zeichen sieht man nicht selten ganze Sätze als Dateinamen. Darin erkennt man z.B. Kundenname, Datum, Typ des Dokumentes, Thema im Dokument usw. Das führt dazu dass lange Dateinamen zu Problemen führen können, vor allem wenn Betriebssysteme unterschiedlicher Art eingesetzt werden Mac OS, Windows, Linux usw..

Ein weiteres wichtiges Thema sind die Vorlagen. Diese sollen zentral verwaltet werden und entsprechend auch zur Verfügung gestellt werden. Hier ist es sehr wichtig dass alle Mitarbeiter mit diesen Vorlagen arbeiten. Meistens kopieren sich aber die Mitarbeiter diese in Ihre Struktur und so ergeben sich Unterschiede über die Zeit was die Dokumente und deren Erscheinungsbild betrifft.

Die Zusammenarbeit findet meistens „elektronisch“ statt d.h. man kommuniziert via Mail und teilt sich die Daten an einem zentralen Speicherort.

Ein Dateiserver ist immer hierarchisch aufgebaut d.h. es ist eine Baumstruktur. Zugriff auf unterschiedlichen Ebenen sind nur schwer realisierbar. Viele Mitarbeiter müssen heutzutage aber abteilungsübergreifend oder sogar mit Externen arbeiten z.B. in Projekten.

Berechtigung vs Flexibilität
Viel Zeit vergeht beim Suchen nach einem Dokument in einer Dateistruktur. Solange man selber das Dokument erstellt hat ist dies nicht so problematisch, doch ein Dokument von einer anderen Person zu finden wird schon schwieriger. Spätestens nach ein paar Monaten bewegt man sich ohne weiteres mehrere Minuten im Explorer bevor man fündig wird.

Ein sehr oft gesehenes Problem sind die verschiedenen Versionen von Dateien. Oft gibt es Dokument.docx, Dokument_V1.docx, Dokument_HansMeier.docx, Dokument_Final.docx usw. Meistens bleibt da einer Person nur noch die Annahme, dass das vom Datum aktuellste Dokumente auch wirklich dem aktuellen Dokument entspricht (Was nicht immer der Fall sein muss…).

Datenaustausch ist immer ein Thema und wird von den meisten auch täglich gebraucht. Meistens erfolgt dies via Mail, auch intern. Andere Firmen setzen auf temporäre Ordner z.B. Temp. Dabei entstehen verschiedene Dateiversionen welche an verschiedenen Orten abgelegt werden. Ziel sollte aber sein dass bei einer Zusammenarbeit alle Beteiligten immer auf die aktuellste Version Zugriff haben.

Die Daten sollen sicher sein, da es sich dabei um das Eigentum der Firma und insofern um einen entsprechenden Wert handelt. Dagegen stehen oft Abhängigkeiten zu Benutzern, Programmen und bestehenden Strukturen.
Das berühmte Userhome / Benutzerverzeichnis. Oft baut sich ein Anwender selber eine Dateistruktur im Home-Laufwerk auf und kopiert seine Daten die er braucht dort rein. Auf dem Dateiserver liegen so nicht selten x-fache Kopien der selben Datei.

Je stärker man die Vorgaben für eine Fileserver-Struktur einhalten möchte, desto mehr Aufwand gibt es für die Administration. Berechtigungsvergaben und Anpassungen machen einen grossen Teil davon aus. Je nach Anforderungen hat man schnell pro Ordner mindestens drei Gruppen zusammen (Nur Lesen, Lesen / Schreiben, Kompletter Zugriff inkl. Berechtigungsvergabe).

Datenablagen für Progamme sind auch oft in der allgemeinen Datenstruktur abgelegt. Es gibt viele Programme, Tools und Lösungen die auf einen Dateiserver angewiesen sind. Dies kann man zwar nicht sofort ändern, sollte aber trotzdem in die Überlegungen einfliessen. Müssen diese auf dem Fileserver liegen? Kann man dies anders abbilden? Separates Laufwerk? UNC-Pfad?

Wer kennt das nicht, auf einmal sind Daten weg, gelöscht oder ganze Ordner sind nicht mehr da. Die Navigation auf einem Fileserver kann immer wieder zu ungewollten Aktionen führen, so dass ganze Ordnerstrukturen auf einmal verschoben werden oder Dateien aus versehen gelöscht werden.

Die Mobilität hat schon lange Einzug gehalten und daher auch der Wunsch der Anwender, Daten auf Ihrem Gerät mitzunehmen oder von überall her abzurufen.

Offline-Verfügbarkeit kann zu Problemen führen, sobald mehrere Benutzer an der selben Datei arbeiten oder Änderungen an der Dateistruktur gemacht werden.Online-Zugriffe sind nur mühsam mit VPN realisierbar z.B. lange Wartezeiten im Windows Explorer

Für ein effizientes, mobiles Arbeiten sollten die Daten genau so einfach und überschaubar organisiert sein wie eine Online-Plattform. Wenn man etwas braucht, dann sucht man danach. Was im Internet mit Google geht soll auch intern mit den Daten funktionieren.

Checklisten

Was kann man an einem bestehenden Dateiserver ändern

  • Die Ordnerstruktur sollte mindestens auf der ersten Ebene Fix definiert sein. Niemand sollte die Möglichkeit haben Dateien oder Ordner zu ändern, löschen oder schreiben.
  • Der Aufbau der Struktur sollte logisch und verständlich sein. Ob man dies abteilungs- oder projektspezifisch aufbaut ist abhängig von den Anforderungen.
  • Temp-Ordner sollten vermieden werden, oder z.B. Daten älter 30 Tage sollen automatisch gelöscht werden.
  • Berechtigungen sollten einfach und klar definiert werden.
  • Die Verantwortung der Datenorganisation sollte an die entsprechenden Stellen delegiert werden z.B. Projektleiter, Abteilungsleiter usw.
  • Vermeiden von mehreren Möglichkeiten auf den selben Speicherort zu kommen.
    Beispiel: Zwei Netzwerklaufwerke, eines zeigt auf \\Server\Data das andere auf \\Server\Data\Vorlagen.
  • Für einheitliche Ordnerstrukturen z.B. für Kundenordner, Projektordner kann man Scripts einsetzen, welche diese automatisch erstellen.
  • Archivierung kann man einsetzen um ältere Daten zu entfernen, so dass es übersichtlicher wird.
  • Nutzen von Tags, Metadaten und Eigenschaftsfeldern (je nach Dokumenttyp) à erleichtert die Suche.
  • Vermeiden von Informationen in Dateinamen wie Typ, Datum, Ersteller o.ä. diese Informationen sind schon in der Datei vorhanden.
  • Vermeiden von Versionen. Dies kann z.B. mittels VSS vereinfacht werden.
  • Richtlinien zur Nutzung der Firmendaten erleichtern vor allem neuen Mitarbeitern den Einstieg.

Fazit: Je nach Art der Daten ist ein Dateiserver für die heutigen Bedürfnisse nicht mehr genügend. Sobald es sich um kollaborative Daten (Word, Excel, usw.) handelt, ist ein DMS in Betracht zu ziehen. Dateiserver sind aber in folgenden Bereich nach wie vor Ideal: Softwarepakete, grosse Multimedia-Daten, Datenbanken, Scripts und Archive / Backup.

Auf was muss geachtet werden bei einer Änderung am Dateiserver

Folgende Checkliste unterstützt bei einer Änderung, Anpassung oder Ablösung eines Dateiservers

  • Berechtigungen – Wie sind diese aufgebaut? Welche Berechtigungsstrukturen werden eingesetzt?
  • Shares – Sind Berechtigungen auf Shares definiert? Wo und wie werden die genutzt?
  • Login-Scripts – Diese sollte im Detail geprüft und entsprechend angepasst werden
  • Links – Gibt es Verknüpfungen von Programmen, Benutzern o.ä. die wichtig sind?
  • User-Links – Wie soll man mit den Links der Benutzer umgehen z.B. auf dem Desktop?
  • Recent – Programme haben eine Liste der “zuletzt geöffneten Daten“, wie soll man damit umgehen?
  • Makros – Gibt es Makros z.B. Word, Excel die abhängig von der Dateistruktur sind?
  • Scripts – Gibt es Scripte die eine Abhängigkeit zur Dateistruktur haben?
  • Applikationen – Welche Programme sind abhängig von der Dateistruktur oder von Shares?
  • Tasks – Gibt es automatische Tasks die abhängig sind von Dateistrukturen / Shares?

 

Hallo Servicedesk, ich kann mich nicht anmelden

Wer hat das nicht schon mal erlebt, man kommt am Morgen ins Büro, startet seinen Computer, lässt sich einen Kaffee raus und merkt dann, irgend etwas stimmt da nicht. Die Daten sind nicht verfügbar, keine neuen Mails (nicht mal ein Newsletter) oder eine Applikation meldet sich mit Fehlern. Wenn man Anwender ist, dann geht der erste Griff zum Telefon und man ruft die Support-Hotline an. Als IT-Admin geht einem das erste “Ach Nein!” über die Lippen und man beginnt den Gang in den Serverraum.
Glücklich der, wer eine Überwachungssoftware bei sich einsetzt und so sehr schnell einen Überblick bekommt, was evtl. nicht mehr funktioniert. Man sieht aber nach wie vor sehr oft dass vor allem kleinere KMU’s gar keine Monitoring-Software einsetzen. Entweder gibt es kein Budget dafür oder man hat gar nicht daran gedacht. Egal wie klein eine Firma ist, wenn die IT nicht funktioniert können die Mitarbeiter nicht arbeiten und ein indirekter Schaden entsteht.

Warum werden so viele IT-Infrastrukturen nicht proaktiv überwacht? Es ist wie die Diskussion über eine Versicherung. Meistens hört man, “Das ist bei uns nicht notwendig, wir merken dann schon wenn was nicht geht”. Oder, “Es ist uns zu teuer und der Aufwand lohnt sich nicht”.

Dabei ist es keine Hexerei seine IT-Infrastruktur zu überwachen ohne dabei gleich ein riesen Projekt damit anzustossen. Triasys ermöglicht es für Kunden ein Monitoring einzusetzen, ohne grossen Aufwand. Wahlweise kann der Kunde zwischen einer Appliance, einer Installation (physikalisch oder virtuell) und einem Cloud-Service wählen. Auch die Alarmierung kann nur zum Kunden, zu Triasys oder beiden gemacht werden.

Aber was sind nun die Vorteile eines Monitorings? Vielfach sind Ausfälle von Servern schon im Vorfeld zu erkennen. System-Laufwerke füllen sich ohne dass dies jemand merkt, Hardware-Fehler füllen das Eventlog doch niemand schaut dieses an. Die Anti-Viren-Aktualisierung läuft nicht mehr, merken tut man dies dann wenn man sich einen Virus eingefangen hat. Doch es sind nicht nur die Server welche man überwachen sollte. Auch Netzwerk, Internet oder Umgebungs-Parameter sollte man im Auge behalten.

Wenn man sich nun entschieden hat seine IT-Infrastruktur zu überwachen sollte man sich Überlegungen zu Szenarien machen wie z.B. Wie soll eine Monitoring-Software ein Alarmmail schicken wenn die Firewall oder der Internet-Router kaputt sind? Zeigt die Monitoring-Software wirklich an dass der Netzwerkswitch kaputt ist oder übersieht man diesen Fehler  weil jegliche Maschinen die an diesem Switch sind natürlich auch nicht mehr erreichbar sind?
Und was ist mit der Überwachung von Ressourcen die man gar nicht im eigenen Serverraum hat? Heute wird immer mehr in die Cloud verlagert, sollte man da zu seiner eigenen Sicherheit evtl. auch nicht gleich prüfen ob z.B. die Firmenwebseite verfügbar ist? Funktioniert der eigene Online-Shop? Wie schnell reagiert das gehostete ERP oder CRM System? Ist die Erreichbarkeit von VoIP und Mail sichergestellt? Viele dieser Dienste sind nicht mehr nur als “Server is up and running” zu definieren. Nur schon eine Latenz auf dem eigenen Online-Shop kann dazu führen, dass die Kunden auf die Konkurrenz ausweichen. Dies zu erkennen bedarf einer Überwachung welche überprüft ab wann die Wartezeiten nicht mehr akzeptabel sind.

Ein gutes Monitoring zeichnet sich nicht dadurch aus, dass man sieht dass etwas kaputt ist (Das merken die Benutzer meistens in der selben Zeit), sondern es hilft bei der Vorbeugung von Problemen.

Vorteile sind:
- Wo und was ist der Fehler –> schnelle Fehlererkennung
- Bahnt sich ein Problem an –> Hardware-Events, Aktualität von Updates, CPU, Memory und Harddisk Schwellwerte
- Sind Ressourcen erschöpft –> Antwortzeiten von Webseiten, Datenbanken usw.
- Sind die Umgebungsbedingungen ideal –> Raumüberwachung Temparatur, Luftfeuchtigkeit usw.
- Abhängigkeiten überwachen –> z.B. Web-Frontend-Server muss zur Datenbank überwacht werden
- Gefiltertes Monitoring –> Wenn der Netzwerk-Switch defekt ist soll nicht auch jeder Server als Defekt gemeldet werden (Informationsflut)
- Aktionen ausführen bei Alarm-Events –> z.B. Laufwerk D: läuft voll, automatisch das Laufwerk erweitern oder Quota setzen.

Es gibt noch viele weitere Funktionen die einem das Leben einfacher machen. Lassen Sie sich von uns aufzeigen wie kostengünstig eine Überwachung ist und was dies bringt. Wir sind davon überzeugt, dass sich die meisten Ausfälle bei IT-Infrastrukturen  durch proaktives Monitoring verhindern oder zumindest massiv reduzieren lassen. Auch die Überwachung von externen Ressourcen bringt sehr viel und gibt einem ein gutes Gefühl der Sicherheit.

Wir beraten Sie gerne und arbeiten mit Ihnen die ideale Lösung für die Sicherheit Ihrer IT aus.

Sharepoint, einfach zusammen arbeiten

Wie ist das eigentlich wenn man kein Netzwerk-Laufwerk mehr hat? Wie findet man noch etwas ohne Windows Explorer? Ist es nicht umständlich wenn man im Browser arbeiten muss?

So oder ähnliche Fragen werden mir immer wieder gestellt, wenn ich den Leuten erzähle dass Triasys für vieles nur noch Sharepoint verwendet. Sharepoint ist den meisten ein Begriff, ja viele haben auch schon das Eine oder Andere selber ausprobiert, doch die Mehrheit ging wieder auf ihre alte Arbeitsgewohntheit Windows Explorer zurück. Warum ist das so?
Ich habe mich mit einigen darüber unterhalten und bekam auch Antworten, die eigentlich einleuchtend wären, wenn da nicht das (Dies ist meine persönliche Auffassung) prinzipielle Problem des Verständnisses über Sharepoint wäre.

Die meisten welche mal Sharepoint ausprobiert haben, haben sich dies mit dem in Windows Server mitgelieferten Sharepoint Foundation entweder auf einen bestehenden Server installiert oder kurzerhand einen neuen Server aufgesetzt. Danach, kurz nach der Installation, einloggen auf dem Sharepoint über den Browser und schauen was man da machen kann. Ich vergleiche es ein bisschen mit dem reiten lernen. Man hat ein Pferd vor sich, einmal Sattel drauf und hopp, los gehts. Aber genau das ist nicht der richtige Weg um weder reiten zu lernen noch das Potential von Sharepoint wirklich zu erkennen. Vielfach ist die Freude von kurzer Dauer und man merkt dass der Aufwand doch einiges grösser ist als man sich erhofft hat. Oder anders ausgedrückt, es ist halt kein Windows Explorer der mal schnell alle Dateien so auflistet wie sie vorhanden sind.

Das Wichtigste was man über Sharepoint wissen sollte ist, Sharepoint ist ein Framework welches viele Werkzeuge enthält. Des weiteren gibt es unzählige weitere Tools (WebParts) welche man sich im Internet herunterladen kann. Ab Sharepoint 2013 gibt es auch einen integrierten App-Shop, in dem man direkt (ähnlich einem Onlineshop) Webparts, vordefinierte Listen usw. herunterladen kann. Gratis oder gegen Bezahlung entscheidet der Author des Webparts.
Um aber nun auf das Thema Framework zurück zu kommen, Sharepoint macht erst dann richtig Spass, wenn man es sich so eingerichtet hat, wie man es sich vorstellt. Es ist wie eine Wohnung, erst wenn die Möbel platziert sind, die Küche eingeräumt ist und der Fernseher angeschlossen ist, kann man das Abendessen geniessen während man seinen Lieblingsfilm schaut. Also sollte man sich im Vorfeld erst einmal überlegen, was man nun über Sharepoint machen möchte. Ist es die komplette Firma mit all Ihren Daten? Oder geht es um einen Projekt-Workspace? Evtl. eine Abteilung z.B. Marketing, oder nur eine Marketing-Kampagne? Welche Art von Daten sollen verfügbar sein und bearbeitet werden können?

Der effektive Nutzen liegt in der Konnektivität und dem Umfang, wie man Daten anzeigen, bearbeiten und verwalten kann. Egal von welchem Endgarät man darauf zugreift, alles ist vorhanden, in Echtzeit angepasst und für jedermann verfügbar. Ob mit dem Tablet über ein App, direkt mit dem schon bekannten Windows Explorer über einen Laufwerksbuchstaben oder irgend einem Webbrowser. Hervorzuheben ist vor allem die tolle Integration von Sharepoint in Windows Mobile Phones, und die neuen Windows 8 Geräte. Datenzugriff war noch nie so einfach und intuitiv.
Aber nicht nur Dateien können so strukturiert werden, auch bestehende Listen die man bis jetzt in Excel oder Access gepflegt hat kann man in Sharepoint sehr einfach abbilden und nutzen. Ein weiterer Vorteil ist, je nach Berechtigung, kann jeder drauf zugreifen, verändern und löschen. Und das gleichzeitig und ortsunabhängig.

Wie bekomme ich nun Sharepoint in meine Umgebung?

Das wichtigste bei einer Umsetzung mit Sharepoint für die zentrale Datenverwaltung ist, dass man sich im Vorfeld überlegt welche Daten man hat, wie man diese organisieren möchte und wie diese später verfügbar und bearbeitbar gemacht werden sollen. Man stösst hier immer wieder an alte Gewohnheiten wo man schnell mal ein XLS via Mail verschickt oder eine Datei auf einem Laufwerk speichert. Diese Gewohnheiten zu ändern ist nicht immer ganz einfach. Um den Einstieg in Sharepoint einfacher zu gestalten haben wir die Sharepoint-Oberfläche vereinfacht und ein fertiges Sharepoint-Template kreiert, welches genau dies dem Benutzer den Einstieg in Sharepoint massiv erleichtern soll. Unser Business Portal verfügt über eine einfache und überschaubare WebGUI, welche die wichtigsten Funktionen für KMU’s gleich Out-of-the-box liefert.

Mehr Infos dazu finden Sie hier

Was bietet Triasys

Falls Sie nun Lust auf Sharepoint bekommen haben sollten oder schon länger an einer alternativen Lösung für Ihre Datenablage, Excel-Listen, Kontakte, usw. nachgedacht haben, Triasys unterstützt Sie von der Planung bis zum Betrieb. Egal ob Sie den Sharepoint-Server selber betreiben wollen, oder diesen als Cloud-Dienst z.B. via Office 365 beziehen möchten. Anpassungen, Integrationen in Ihre Infrastruktur und auch Benutzerschulung können wir zusammen mit Ihnen planen und umsetzen.

Kontaktieren Sie uns für einen unverbindlichen Termin oder Telefongespräch

Windows Server 2012, Neuigkeiten und der Nutzen

Bald ist es soweit, Windows Server 2012 wird auf den Markt kommen. Im folgenden Blog beschreiben wir die neuen Funktionen, Versionen und Möglichkeiten welche uns das neu Server Betriebssystem von Microsoft bietet.

Einleitung
Windows Server 2012 ist bald verfügbar. Falls noch jemand Itanium-Server einsetzen sollte, dies wird nicht mehr unterstützt. Das Gleiche gilt für 32bit, was aber schon bei Windows 2008 R2 so war. Die Hardwareanforderungen sind mindestens 64bit, 1.4GHz CPU, 512MB Memory und 32GB Diskspeicher.
Wie Windows 8 wird auch Windows Server 2012 mit dem Metro Design ausgestattet. Des weiteren werden gewisse Funktionen nur mit Windows 8 Clients zu 100% unterstützt, dies kennen wir schon von Windows 2008 und Windows 7. Wie schon bei Windows Server 2008 kann man auch hier zwischen einen kompletten und einer Core-Installation wählen.

Versionen
Bei den Versionen wird sich einiges verändern z.B. wird es keine Enterprise-Version mehr geben. Auch die Home-Version wird nicht weiter geführt und die Essentials-Version wird den Small Business Server ersetzen. Leider wird Exchange nicht mehr Bestandteil sein wie man dies vom SBS her kannte. Was dafür sehr erfreulich ist, alle Funktionen sind in der Standard-Version enthalten d.h. nun kann man auch Cluster, DFS, BranchCache usw. im vollen Umfang nutzen mit der Standard-Version. Der einzige Unterschied ist, dass man bei Standard maximal 2 virtuelle Server mit der selben Lizenz betreiben darf, bei Datacenter ist dies unlimitiert. Nachfolgend eine Übersicht der Windows Server 2012 Versionen.

Beschreibung
Foundation
Essentials
Standard
Datacenter
Distribution nur OEM Retail, Volume Licensing und OEM Retail, Volume Licensing und OEM Volume Licensing und OEM
Lizenzmodel Pro Server Pro Server Pro zwei physikalischen CPU’s Pro zwei physikalischen CPU’s
Benutzer Limite 15 Benutzer 25 Benutzer Unlimitiert, CAL pro Benutzer nötig Unlimitiert, CAL pro Benutzer nötig
CPU Limite 1 CPU 2 CPU bis 64 CPU, pro 2 CPU eine Lizenz bis 64 CPU, pro 2 CPU eine Lizenz
Virtualisierung keine entweder virtuel oder physikalisch, keine HyperV Rolle enthalten 2 VM’s pro Lizenz unlimiterte VM’s pro Lizenz
Remote Desktop Service maximal 50 Verbindungen maximal 250 Verbindungen Unlimitiert, CAL pro Benutzer nötig Unlimitiert, CAL pro Benutzer nötig
Preis OpenNL Nur für OEM 425$ 882$ 4809$

PDF-Dokument mit detaillierten Informationen zur Lizenzierung:
WS2012_Licensing-Pricing_FAQ

Neue Funktionen und deren Nutzen
Natürlich würde es einen Blog komplett sprengen um alles was neu ist zu beschreiben. Nachfolgend die wichtigsten Neuerungen aus unserer Sicht.

Hyper-V
Bei Hyper-V hat sich sehr viel getan. So ist die Memoryverwaltung verbessert worden was zur Einsparung von Memory führt, der Importvorgang ist zuverlässiger und einfacher, virtuelle Maschinen können bis zu 32 virtuelle CPU’s und 1 TB Arbeitsspeicher haben, der physikalische Server bis zu 256 logische CPU’s und 2 TB Arbeitsspeicher. Das Festplattenformat VHD wurde erweitert und heisst nun VHDX und unterstützt bis zu 64 TB Speicher. SnapShots sind nun effizienter und der virtuelle Switch hat jetzt ein offenes Framework, welches es Dritten erlaubt, Erweiterungen für diesen zu implementieren.
Eine ganz tolle Sache ist die Möglichkeit, nun eine Livemigration auch ohne Clustering und CSV zu machen. Dies erlaubt vorallem bei kleineren Infrastrukturen eine massive Kosteneinsparung, da man auf ein SAN verzichten kann. Über PowerShell kann man nun mit über 160 Cmdlets die Verwaltung automatisieren, was vor allem für Script-Fan’s eine interessante Sache ist.
Microsoft holt nun mit der neuen Version massiv auf den Marktführer VMware auf. So sind Speichermigration im laufenden Betrieb möglich, Ressourcenmessungen, Zugriff auf Fiber Channel Karten wie auch Optimierungen im Netzwerkbereich.
Abschliessend ist das Feature Replika noch zu erwähnen. Damit kann man virtuelle Server auf einen HyperV Server replizieren, welcher z.B. an einem entfernten Standort ist. Bei VMware ist dafür Zusatzsoftware wie z.B. Veeam nötig, Microsoft liefert dies nun Out-of-the-box.
Zwar nicht im Windows Server 2012 sondern bei Windows 8 kommt der Hyper-V Client, ähnlich XENClient, welcher einem erlaubt virtuelle Maschinen auf einen Client laufen zu lassen.

Active Directory
Auch das Active Directory kommt mit einigen Neuerungen. Die Zertifikatsdienste können auch komplett via Power Shell verwaltet werden und laufen auch auf Windows Core. Es gibt keinen Unterschied mehr zwischen verschiedenen Windows-Versionen, alle Features und Rollen funktionieren auf allen Versionen.
Weiter wurde Active Directory für den Einsatz in virtuellen Umgebungen verbessert. So ist es nun möglich, AD-Controller zu klonen was eine massive Vereinfachung vor allem für Hoster und Provider bedeutet. Auch die Stabilität wurde nochmals verbessert für den Betrieb in virtuellen Umgebungen. Der Betrieb einer komplett virtualisierten Active Directory Domäne ist mit Windows Server 2012 erstmals von Microsoft abgesegnet.

Cluster
Das wahrscheinlich Wichtigste ist, dass nun alle Windows Versionen die Cluster-Funktion beinhalten. Somit ist auch ein Windows Server 2012 Standard als Cluster verwendbar.
Die neuen Funktionen unterstützen fortlaufend verfügbare und direkt skalierbare Dateidienste für Anwendungen und Endbenutzer. Man nennt dies horizontal skallierbarer Dateiserver.
Die Updates von Cluster-Knoten wurden nun auch vereinfacht. So wird durch das CAU (Cluster-Aware Updating) eine Funktion zur automatischen Aktualisierung von Hostbetriebssystemen in geclusterten Servern mit minimalen oder keinen Verfügbarkeitseinbußen bei dessen Ausführung möglich.
Neu zum Cluster ist nun auch iSCSI dazu gekommen. Somit kann Windows Server 2012 als hochverfügbares iSCSI-Storage konfiguriert werden.

Speicherverwaltung
Was den Speicher bzw. die Festplatten bei einem Windows Server betrifft, so hat hier Microsoft nun wirklich massiv Gas gegeben. Musste man bis jetzt immer auf Speichersysteme oder Software zurückgreifen, wenn man mehr wollte als nur ein Direct Attached Storage, so liefert das neue Betriebssystem viele neue Features. Microsoft möchte hier ganz klar im Markt der Speichersysteme Marktanteile erobern.
Alleine die Möglichkeit der Deduplizierung direkt auf dem NTFS ist schon ein Grund rasch auf den Windows Server 2012 zu wechseln. Unsere internen Tests haben gezeigt dass die Deduplizierung nicht nur einfach und intuitiv zu nutzen ist, auch die Performance und die Effektivität haben uns rasch überzeugt. Auch die Möglichkeit deduplizierten Storage einem anderen Server mit Windows Server 2012 zu präsentieren und sofort damit arbeiten zu können ist im Sinne der Business Continuity spannend.
Weiter wurde die iSCSI Implementierung massiv verbessert. Auch die Möglichkeit einer hochverfügbaren ISCSI-Konfiguration ist nun gegeben. Eine weitere Neuerung ist Thin Provisioning, etwas was man bis jetzt nur von Speichersystemen her kannte.
Die Problematik von chkdsk in Zusammenhang mit grossen NTFS-Volumes wurde auch angegangen und ist als Multiterabyte Volume gelöst. Hierbei bleibt ein NTFS online, während chkdsk seine Arbeit im Hintergrund verrichten kann.
Durch die neuen Features kann man nun mit Storage Spaces ein skalierbares und hoch verfügbares Speichersystem betreiben ohne auf dedizierte oder proprietäre Speichersysteme zurückgreifen zu müssen.
Und wenn das nicht schon alles wäre kommt Microsoft noch mit einem neuen Filesystem ReFS (Resilient File System). Dieses ist, wie es der Name schon sagt, für die stabile und hoch verfügbare Speicherung von Daten zuständig. Die Integrität der geschriebenen Daten wird automatisch geprüft und bei Bedarf werden Fehler automatisch behoben. Das Filesystem skaliert bis zu mehreren PetaByte (2^78 Byte bei 16k Blockgrösse) und erhöht die Verfügbarkeit da ein Reparaturvorgang im laufenden Betrieb gemacht werden kann.

Remotedesktop
Die Remotedesktopdienste sind nun eine runde Sache geworden. Ob virtuelle Desktops, Remote-Applikationen oder Remote-Sessions (sitzungsbasierter Desktops), alles findet nun zusammen und kann zentral verwaltet werden. Das ganze wird durch sechs Rollendienste betrieben. Die Verwaltung und Bereitstellung ist einfacher den je trotz dem grossen Funktionsumfang der nicht mehr viele Wünsche offen lässt.
Auch hier erkennt man ganz klar, dass Microsoft in diesen Technologien gegenüber den Marktführern Citrix und VMware klar aufholt.

Fazit
Windows Server 2012 ist ein Betriebssystem auf das man sich freuen darf. Funktionen wie Deduplizierung, Virtualisierung, Thin Provisioning, Clustering usw. sind nun auch für kleinere Infrastrukturen und Budgets verfügbar. Microsoft zeigt mit dem neuen Betriebsystem auch ganz klar auf, dass man Marktanteile im Bereich Storage und Virtualisierung erobern möchte, welche bis jetzt anderen Herstellern vorbehalten waren.

Weitere Links

Wer selber Windows 2012 Server installieren und ausprobieren möchte kann sich auf unserem Blog über die Installation und ersten Schritte informieren:
http://www.triasysblog.ch/category/it-infrastruktur/windows-server-2012/

Herunterladen kann man die Software bei Microsoft hier:
http://technet.microsoft.com/de-de/evalcenter/hh670538?ocid=otc-f-de-jtc-DPR-EVAL_WinSvr8beta

Offizielle Webseite von Microsoft Windows Server 2012:
http://www.microsoft.com/de-de/server/windows-server/2012/default.aspx

Detaillierte Informationen findet man im TechNet:
http://technet.microsoft.com/de-de/library/hh801901